Podstawowe parametry projektów PDF Drukuj Email

Podstawowe parametry projektów

W każdym projekcie, niezależnie od stosowanej metodyki, wymagania definiowane są przez pięć parametrów: Zakres, Jakość, Koszty, Czas, Zasoby. Te parametry są wzajemnie współzależne – zmiana jednego może pociągnąć za sobą zmianę pozostałych, przywracając tym samym projektowi równowagę. W tym kontekście zestaw powyższych 5 parametrów tworzy system, który musi pozostawać w równowadze, by zrównoważony był cały projekt. Wymienione parametry w dużym stopniu decydują o sukcesie lub porażce projektu.

1. Zakres

Zakres projektu to dokument określający jego granice. Zakres projektu definiuje się nie tyko to, co zostanie zrobione, ale także to, co nie zostanie wykonane. W branży IT zakres projektu bywa nazywany specyfikacją funkcjonalną. Z kolei inżynierowie mówią najczęściej o zakresie prac. W obiegu są też inne nazwy jak: dokument porozumienia, oświadczenie o zakresie projektu, dokument inicjacji projektu czy formularz projektu. Bez względu na swoją nazwę, ten dokument jest podstawą określania dalszych prac w projekcie. Dlatego bardzo ważne jest właściwe określenie zakresu (Wysocki R.K, McGary. R, 2005, s.51).

2. Jakość W każdym projekcie możemy mówić o dwóch kategoriach jakości (Wysocki R.K, McGary. R, 2005, s.51):

  • Pierwszą jest jakość produktu. Chodzi tutaj o jakość rezultatów, dostarczanych w wyniku realizacji projektu.
  • Druga jest jakość procesu zarządzania projektem. Oznacza to konieczność nieustannej kontroli jakości zarządzania i znajdywania sposobów jej usprawniania. Odpowiednia jakość procesu jest więc efektem ciągłego doskonalenia i skutecznego zarządzania nią.

Dobry program zarządzania jakością pozwala monitorować postęp prac nad projektem. W ten sposób można w dowolnej chwili ustalić czy projekt jest dobrą inwestycją. Korzysta na tym nie tylko klient, ale także wykonawca, który może wykorzystywać swoje zasoby bardziej efektywnie, ograniczając marnotrawstwo i liczbę poprawek w projekcie.

3. Koszty

Koszt wyrażony w jednostkach pieniężnych to kolejna zmienna, definiująca projekt. Koszty są określone w formie budżetu projektu. Koszty są szczególnie ważne, gdy rezultatem projektu jest osiągnięcie przychodów ze sprzedaży (kierowanej do klientów zewnętrznych lub wewnętrznych). Koszty są bardzo ważnym zagadnieniem od początku do końca cyklu realizacji projektu. Pierwszy problem pojawia się już na początku, zanim zostanie określony formalnie zakres projektu. Często klient szacuje wówczas wydatki jakich jego zdaniem wymagać będzie projekt. W zależności od stopnia wiedzy i nastawienia klienta, podana kwota może być bliska lub bardzo daleka od niego. Konsultanci często mają do czynienia z sytuacją w której klient określa górną granice budżetu. W takim przypadku dostosowuje się zakres projektu tak by nie przekroczyć narzuconych limitów. W bardziej formalnych sytuacjach menedżer projektu przedstawia klientowi propozycję całkowitego kosztu projektu. Nawet jeżeli menedżer projektu przedstawia tylko wstępną propozycję, klient może na tej podstawie podjąć decyzję o rozpoczęciu lub zaniechaniu projektu (Wysocki R.K, McGary. R, 2005, s.52).

4. Czas

Klient określa ramy czasowe, w tym termin ukończenia projektu. Do pewnego stopnia koszty i czas są ze sobą powiązane. Czas realizacji projektu można skrócić, lecz w ten sposób zwykle rosną koszty. Czas jest bardzo ciekawym rodzajem zasobu. Nie można go zmagazynować. Jest zużywany bez względu na to, jak go wykorzystujemy. Celem menedżera projektu jest możliwie najbardziej efektywnie i produktywne zagospodarowanie czasu, przeznaczonego na projekt. Przyszły czas (czyli ten który dopiero nastąpi) może być rozdzielany wewnątrz projektu lub pomiędzy projektami. Od chwili rozpoczęcia projektu celem staje się wykonywanie prac w założonym harmonogramie. Dobry menedżer projektu wie o tym i zazdrośnie strzeże zapasów czasu (Wysocki R.K, McGary. R, 2005, s.53).

5. Zasoby

Zasoby w naukach ekonomicznych zazwyczaj ujmuje się w następujących grupach (Wysocki R.K, McGary. R, 2005, s.54):

  • zasoby kapitałowe – chodzi o wszelki fizyczny kapitał produkcyjny, np. nieruchomości, sprzęt produkcyjny, wyposażenie ogólne, środki transportu, surowce, materiały , półprodukty
  • zasoby ludzkie
  • zasoby technologiczne - chodzi o konkretną wiedzę, która jest dostępne zazwyczaj w postaci licencji, patentów, know-how,
  • zasoby informacyjne – chodzi o zbiory informacji, które wykorzystuje się w procesie decyzyjnym

Zasoby są ograniczone w swej ilości, ich wykorzystanie może zostać zaplanowane, a w razie potrzeby, można je pozyskać z zewnątrz. Zasoby te ulegają zużyciu w różnym stopniu – jedne są bardziej trwałe od innych. W każdym przypadku SA podstawą tworzenia harmonogramu działań w projekcie i jego prawidłowego wykonania. W przypadku projektów dotyczących rozwijania systemów są ludzie. W takich projektach bardzo ważna jest dostępność mocy obliczeniowej komputerów.